회계담당자가 엑셀을 반드시 활용해야 하는 이유
회계 프로그램이나 ERP를 사용하고 있는데도 엑셀을 배워야 할까요?
회계업무를 처음 시작하면 대부분의 업무가 회계 프로그램 안에서 처리될 것이라고 생각하기 쉽습니다. 전표를 입력하고 결산을 진행하면 재무제표와 각종 원장이 자동으로 생성되기 때문입니다.
하지만 실제 회계 현장에서는 ERP만으로 모든 업무를 처리하기 어렵습니다. ERP에서 데이터를 내려받아 검토하고, 필요한 기준에 따라 다시 정리하거나 여러 자료를 비교하는 과정이 반복됩니다.
이때 가장 많이 사용하는 도구가 바로 엑셀입니다.
ERP가 있는데도 엑셀이 필요한 이유
ERP는 회사에서 발생한 거래를 일정한 기준에 따라 기록하고 관리하는 시스템입니다. 매출, 매입, 자금, 재고, 급여, 고정자산 등의 데이터를 하나의 시스템에서 관리할 수 있다는 장점이 있습니다.
그러나 ERP에 저장된 자료가 항상 회계담당자가 원하는 형태로 제공되는 것은 아닙니다.
예를 들어 ERP에서 거래처별 매출 자료를 내려받았지만 다음과 같은 추가 분석이 필요할 수 있습니다.
- 월별 매출 증감 비교
- 거래처별 미수금 현황 확인
- 담당 부서별 매출 집계
- 전년 동기 대비 실적 분석
- 특정 조건에 해당하는 거래만 추출
- ERP 자료와 외부 자료의 금액 비교
ERP의 기본 보고서만으로 필요한 내용을 확인하기 어렵다면 데이터를 엑셀로 내려 받아 다시 가공해야 합니다.
따라서 ERP가 거래를 기록하고 보관하는 도구라면, 엑셀은 그 데이터를 검토하고 분석하는 도구라고 볼 수 있습니다.
1. 많은 데이터를 빠르게 정리할 수 있다
회계담당자는 매일 많은 데이터를 다룹니다. 전표, 매입·매출 내역, 법인카드 사용내역, 통장 거래내역, 미수금과 미지급금 현황 등 자료의 종류도 다양합니다.
이러한 자료를 일일이 확인하면 많은 시간이 필요합니다. 엑셀을 활용하면 필터, 정렬, 조건부 서식 등의 기능으로 필요한 자료를 빠르게 찾을 수 있습니다.
예를 들어 법인카드 사용내역에서 증빙이 제출되지 않은 거래만 찾거나, 특정 거래처의 매입내역만 확인해야 할 때 필터 기능을 활용하면 필요한 데이터만 즉시 분리할 수 있습니다.
업무량이 많아질수록 단순 반복작업을 줄이는 엑셀 활용 능력이 중요해집니다.
2. 여러 자료가 일치하는지 검증할 수 있다
회계업부에서는 숫자를 입력하는 것만큼 숫자가 서로 일치하는지 확인하는 과정이 중요합니다.
대표적으로 다음과 같은 자료를 비교합니다.
- ERP 매출액과 세금계산서 발행금액
- ERP 통장잔액과 실제 은행잔액
- 거래처 원장과 외부에서 받은 정산자료
- 급여대장과 회계 전표
- 재고수불부와 ERP 재고수량
- 카드사 이용내역과 법인카드 전표
두 자료의 건수가 많으면 눈으로 비교하기 어렵습니다. 이때 XLOOKUP, VLOOKUP, COUNTIF, SUMIFS 등의 함수를 사용하면 누락되거나 금액이 다른 항목을 빠르게 찾을 수 있습니다.
엑셀은 단순히 자료를 보기 좋게 정리하는 도구가 아니라 회계자료의 정확성을 검증하는 도구이기도 합니다.
3. 결산자료를 효율적으로 작성할 수 있다
월 결산이나 연 결산을 진행할 때는 ERP에서 조회되는 잔액만 확인해서는 충분하지 않습니다.
계정별 잔액의 세부내역을 정리하고, 전월 또는 전년과 비교해 증감 원인을 확인해야 합니다. 필요한 경우 미수수익, 미지급비용, 선급비용, 감가상각비 등의 결산조정 금액도 별도로 계산해야 합니다.
이 과정에서 엑셀은 다음과 같이 활용됩니다.
- 계정과목별 잔액 명세서 작성
- 전월 대비 증감분석
- 선급비용과 미지급비용 계산
- 감가상각 내역 검토
- 매출채권과 매입채무 연령분석
- 결산 체크리스트 관리
특히 반복되는 결사업무는 일정한 엑셀 양식을 만들어두면 매월 자료만 변경해 사용할 수 있습니다. 이를 통해 작업시간을 줄이고 누락 가능성도 낮출 수 있습니다.
4. 회사가 원하는 형태로 보고자료를 만들 수 있다
ERP 보고서는 정해진 형식으로 출력되는 경우가 많습니다. 하지만 경영진이나 각 부서가 원하는 보고자료는 회사의 상황에 따라 달라집니다.
대표는 월별 손익 추이를 보고 싶어 할 수 있고, 영업부서는 거래처별 매출과 미수금 현황이 필요할 수 있습니다. 자금담당자는 앞으로 지급해야 할 금액과 입금 예정액을 함께 확인하고 싶을 수 있습니다.
엑셀을 사용하면 같은 ERP 데이터를 목적에 맞게 다시 구성할 수 있습니다.
피벗테이블과 차트를 활용하면 월별 매출, 부서별 비용, 거래처별 채권 등을 한눈에 파악할 수 있는 보고자료도 만들 수 있습니다.
결국 회계담당자의 역할은 숫자를 입력하는 데서 끝나는 것이 아니라, 숫자를 이해하기 쉬운 정보로 바꾸어 전달하는 것까지 포함합니다.
5. 반복업무를 줄일 수 있다
회계업무에는 매월 같은 형식으로 반복되는 작업이 많습니다.
전월 파악을 복사해 숫자를 다시 입력하는 방식은 당장은 익숙하고 편해 보이지만, 업무량이 많아지면 입력 실수와 수식 오류가 발생할 가능성이 높아집니다.
엑셀 함수와 표 기능, 피벗테이블 등을 활용하면 원본 데이터를 교체하거나 추가하는 것만으로 보고서를 갱신할 수 있습니다.
예를 들어 매월 거래내역을 같은 형식으로 정리한다면 계정과목별 금액, 거래처별 매출, 월별 비용을 자동으로 집계하도록 양식을 구성할 수 있습니다.
처음에는 양식을 만드는 데 시간이 필요하지만, 이후 반복되는 업무시간을 크게 줄일 수 있습니다.
엑셀을 잘한다는 것은 함수를 많이 아는 것일까?
회계담당자에게 필요한 엑셀 능력은 어려운 함수를 많이 외우는 것만을 의미하지 않습니다.
더 중요한 것은 다음과 같은 실무적인 판단입니다.
- 어떤 자료를 비교해야 하는지 파악하는 능력
- 원본 데이터를 분석하기 좋은 형태로 정리하는 능력
- 누락과 오류를 쉽게 발견하도록 구조를 만드는 능력
- 반복되는 업무를 일정한 양식으로 표준화하는 능력
- 계산 결과가 올바른지 다시 검증하는 습관
복잡한 함수를 사용하더라도 데이터의 기준이 잘못되면 정확한 결과를 얻을 수 없습니다. 반대로 기본적인 함수만 사용하더라도 데이터 구조와 검증 기준이 명확하다면 충분히 효율적인 자료를 만들 수 있습니다.
회계담당자가 먼저 익히면 좋은 엑셀 기능
처음부터 매크로나 VBA와 같은 고급 기능을 배울 필요는 없습니다. 실무에서 자주 사용하는 기본 기능부터 익히는 것이 좋습니다.
우선 다음 기능을 추천합니다.
- 셀 서식과 표시 형식
- 정렬과 필터
- 표 만들기
- SUM과 SUBTOTAL
- IF와 IFERROR
- SUMIF와 SUMIFS
- COUNTIF와 COUNTIFS
- XLOOKUP 또는 VLOOKUP
- 피벗테이블
- 조건부 서식
이 기능들만 제대로 활용해도 대부분의 기본적인 회계자료 정리와 검증업무를 수행할 수 있습니다.
엑셀은 회계 판단을 대신하지 않는다
엑셀을 활용하면 업무를 빠르고 정확하게 처리할 수 있지만, 엑셀이 회계담당자의 판단까지 대신해 주는 것은 아닙니다.
수식이 정상적으로 계산되었다고 해서 결과가 반드시 올바른 것은 아닙니다. 원본 데이터가 누락되었거나 집계 기준이 잘못되었다면 계산 결과도 틀릴 수 있습니다.
따라서 엑셀 결과를 그대로 믿기보다 다음 사항을 확인해야 합니다.
- 원본 데이터가 모두 포함되었는가?
- 집계 기간과 조건이 정확한가?
- 중복되거나 누락된 거래는 없는가?
- 합계가 ERP 잔액과 일치하는가?
- 전월과 비교해 비정상적인 변동은 없는가?
엑셀은 회계담당자의 판단을 도와주는 도구입니다. 회계 원리를 이해하고 결과를 검증하는 과정이 함께 이루어져야 합니다.
마무리
ERP가 회계정보를 기록하고 보관하는 시스템이라면, 엑셀은 그 정보를 정리하고 검증하며 분석하는 실무 도구입니다.
회계담당자는 엑셀을 통해 많은 거래를 빠르게 정리하고, 서로 다른 자료를 비교하며, 결산자료와 경영진 보고자료를 작성합니다. 반복되는 업무를 표준화하고 오류를 발견하는 데도 엑셀이 활용됩니다.
처음부터 모든 기능을 익히려고 하기보다 현재 업무에서 반복적으로 발생하는 문제를 하나씩 엑셀로 해결해보는 것이 좋습니다.
엑셀을 잘 활용한다는 것은 화려한 함수를 많이 사용하는 것이 아닙니다. 필요한 데이터를 정확하게 정리하고, 계산 결과를 검증하며, 업무에 필요한 정보로 바꾸는 능력입니다.