회계 실무에서 자주 사용하는 엑셀 함수 10가지
회계담당자는 매출·매입 내역, 통장 거래내역, 법인카드 사용내역, 거래처 원장 등 많은 데이터를 다룹니다.
자료의 건수가 적을 때는 눈으로 확인하거나 직접 계산할 수 있지만, 데이터가 많아질수록 수작업만으로 처리하기 어렵습니다. 이때 엑셀 함수를 활용하면 필요한 금액을 빠르게 집계하고 서로 다른 자료의 차이도 효율적으로 찾을 수 있습니다.
하지만 처음부터 복잡한 함수를 모두 익힐 필요는 없습니다. 회계 실무에서 반복적으로 사용하는 기본 함수부터 정확하게 활용하는 것이 중요합니다.
이번 글에서는 회계담당자가 먼저 익히면 좋은 엑셀 함수 10가지와 실무 활용 사례를 살펴보겠습니다.
1. SUM: 여러 금액의 합계 구하기
SUM은 지정한 범위에 있는 숫자의 합계를 계산하는 가장 기본적인 함수입니다.
=SUM(B2:B100)
위 수식은 B2셀부터 B100셀까지 입력된 금액을 모두 합산합니다.
회계 실무에서는 다음과 같은 업무에 사용할 수 있습니다.
- 월별 매출액 합계
- 계정과목별 비용 합계
- 법인카드 사용금액 합계
- 통장 입금액과 출금액 합계
- 거래처별 채권잔액 합계
다만 필터로 일부 자료만 표시한 상태에서 SUM 함수를 사용하면 숨겨진 행의 금액까지 합산됩니다. 화면에 표시된 항목만 합산하려면 SUBTOTAL 함수를 사용하는 것이 좋습니다.
2. SUBTOTAL: 필터로 표시된 금액만 합산하기
SUBTOTAL은 필터를 적용한 데이터에서 현재 화면에 표시된 항목만 계산할 때 유용합니다.
=SUBTOTAL(9, B2:B100)
수식에서 9는 합계를 계산하라는 의미입니다.
예를 들어 전체 법인카드 사용내역에서 특정 부서만 필터링한 후 SUBTOTAL 함수를 사용하면 해당 부서의 사용금액만 확인할 수 있습니다.
다음과 같은 상황에서 활용할 수 있습니다.
- 특정 부서의 비용 합계
- 특정 거래처의 매출 합계
- 특정 월의 법인카드 사용금액
- 특정 계정과목의 전표 합계
- 미결제 항목만 필터링한 후 잔액 계산
대량의 자료를 필터로 검토하는 회계담당자에게 특히 유용한 함수입니다.
3. IF: 조건에 따라 결과 표시하기
IF 함수는 특정 조건을 충족하는지 확인한 후 조건에 따라 서로 다른 결과를 표시합니다.
=IF(C2=D2, “일치”, “불일치”)
C2세로가 D2셀의 금액이 같으면 ‘일치’, 다르면 ‘불일치’라고 표시됩니다.
회계 실무에서는 다음과 같이 활용할 수 있습니다.
- ERP 금액과 외부 자료의 일치 여부
- 세금계산서 발행 여부
- 증빙 제출 여부
- 입금 완료 여부
- 지급기한 경과 여부
- 예산 초과 여부
예를 들어 ERP 매출액과 세금계산서 발행금액을 비교할 때 IF 함수를 사용하면 금액이 다른 항목만 쉽게 찾을 수 있습니다.
그러나 단순히 ‘일치’라고 표시되었다고 해서 모든 검증이 끝나는 것은 아닙니다. 거래처명, 거래일자, 공급가액 등 비교해야 할 기준이 정확하게 설정되었는지도 함께 확인해야 합니다.
4. IFERROR: 수식 오류를 보기 쉽게 처리하기
조회 함수나 계산식을 사용하다 보면 #N/A, #VALUE!, #DIV/0! 과 같은 오류가 표시될 수 있습니다.
IFERROR 함수는 수식에서 오류가 발생했을 때 미리 지정한 내용을 표시합니다.
=IFERROR(A2/B2,0)
B2셀이 비어 있거나 0이어서 계산할 수 없는 경우 오류 대신 0이 표시됩니다.
조회 함수와 함께 사용할 수도 있습니다.
=IFERROR(XLOOKUP(A2,E:E,F:F),”미등록”)
조회하려는 값이 없으면 오류 대신 ‘미등록’이라고 표시됩니다.
회계 실무에서는 다음과 같은 상황에 활용할 수 있습니다.
- 거래처 코드를 찾지 못한 경우
- 전표번호가 조회되지 않는 경우
- 매출이 없어 비율을 계산할 수 없는 경우
- 계정과목 매칭이 되지 않는 경우
다만 IFERROR로 모든 오류를 0이나 빈칸으로 처리하면 실제 데이터 누락을 발견하기 어려울 수 있습니다. 검토가 필요한 자료라면 ‘미등록’이나 ‘확인 필요’처럼 오류의 존재를 알 수 있는 문구를 표시하는 것이 좋습니다.
5. SUMIF: 하나의 조건에 맞는 금액 합산하기
SUMIF 함수는 하나의 조건을 충족하는 데이터의 금액을 합산합니다.
=SUMIF(A:A, “소모품비”, B:B)
A열이 ‘소모품비’인 행에 해당하는 B열의 금액만 합산하는 수식입니다.
회계 실무에서는 다음과 같이 사용할 수 있습니다.
- 특정 계정과목의 금액 집계
- 특정 거래처의 매출액 합계
- 특정 부서의 비용 합계
- 특정 프로젝트의 발생원가 집계
- 특정 카드의 사용금액 합계
SUMIF는 조건이 하나일 때 간단하게 사용할 수 있지만, 월·부서·계정과목처럼 여러 조건을 동시에 적용하려면 SUMIFS 함수가 필요합니다.
6. SUMIFS: 여러 조건에 맞는 금액 합산하기
SUMIFS 함수는 두 개 이상의 조건을 모두 충족하는 금액을 합산합니다.
=SUMIFS(D:D, A:A, “2026년 8월”, B:B, “영업팀”, C:C, “접대비”)
A열이 ‘2026년 8월’, B열이 ‘영업팀’, C열이 ‘접대비’인 행의 D열 금액을 합산합니다.
회계 실무에서는 다음과 같은 자료를 작성할 때 유용합니다.
- 월별·거래처별 매출 집계
- 부서별·계정과목별 비용 집계
- 프로젝트별·월별 원가 집계
- 거래처별 미수금 현황
- 계좌별 입출금 내역 집계
- 기간별 법인카드 사용금액
SUMIFS는 결산자료와 경영진 보고자료를 만들 때 특히 많이 사용됩니다.
수식을 작성할 때는 합계 범위와 각 조건 범위의 시작 행과 종료 행이 동일한지 확인해야 합니다. 범위의 크기가 서로 다르면 오류가 발생하거나 의도한 결과를 얻지 못할 수 있습니다.
7. COUNTIF: 조건에 맞는 데이터 개수 확인하기
COUNTIF 함수는 특정 조건을 충족하는 셀의 개수를 계산합니다.
=COUNTIF(A:A, “미제출”)
A열에 ‘미제출’이라고 입력된 셀의 개수를 계산합니다.
다음과 같은 업무에 활용할 수 있습니다.
- 증빙 미제출 건수 확인
- 미승인 전표 건수 확인
- 특정 거래처의 거래 건수 확인
- 중복된 전표번호 확인
- 미수금 발생 건수 확인
- 계정과목별 전표 건수 확인
중복 여부를 확인할 때는 다음과 같이 사용할 수 있습니다.
=IF(COUNTIF(A:A, A2)>1, “중복”, “”)
A2셀의 값이 A열에 두 번 이상 존재하면 ‘중복’이라고 표시됩니다.
다만 같은 금액이나 같은 거래처가 반복되었다고 해서 반드시 중복 전표인 것은 아닙니다. 중복을 확인할 때는 전표번호, 거래일자, 거래처, 금액 등을 함께 검토해야 합니다.
8. XLOOKUP: 다른 표에서 필요한 값 가져오기
XLOOKUP은 기준값을 이용해 다른 표에서 필요한 정보를 찾아오는 함수입니다.
=XLOOKUP(A2, E:E, F:F, “미등록”)
A2셀의 값을 E열에서 찾고, 같은 행에 있는 F열의 값을 가져옵니다. 일치하는 값이 없으면 ‘미등록’이라고 표시합니다.
회계 실무에서는 다음과 같이 활용할 수 있습니다.
- 거래처 코드에 해당하는 거래처명 조회
- 사원번호에 해당하는 부서명 조회
- 계정코드에 해당하는 계정과목 조회
- 품목코드에 해당하는 제품명 조회
- 전표번호에 해당하는 ERP 금액 조회
- 사업자등록번호를 기준으로 거래처 정보 확인
XLOOKUP을 활용하면 서로 다른 자료를 하나의 표로 연결할 수 있습니다.
다만 조회 기준이 되는 값이 중복되어 있다면 XLOOKUP은 기본적으로 먼저 발견된 값 하나만 반환합니다. 동일한 거래처나 동일한 코드가 여러 번 나타나는 자료의 금액을 합산해야 한다면 XLOOKUP보다 SUMIF 또는 SUMIFS가 적절합니다.
구버전 엑셀에서는 XLOOKUP을 사용할 수 없으므로 VLOOKUP이나 INDEX·MATCH 함수를 사용해야 할 수 있습니다.
9. ROUND: 금액의 반올림 처리하기
ROUND 함수는 숫자를 지정한 자릿수에서 반올림합니다.
=ROUND(A2,0)
A2셀의 숫자를 소수점 첫째 자리에서 반올림해 정수로 표시합니다.
=ROUND(A2,-1)
일의 자리에서 반올림해 십 원 단위로 표시합니다.
회계 실무에서는 다음과 같은 계산에 사용할 수 있습니다.
- 공급가액과 부가가치세 계산
- 급여와 원천징수세액 계산
- 외화환산 금액 계산
- 단가와 수량에 따른 금액 계산
- 배부율을 적용한 부서별 비용 계산
- 평균단가와 원가 계산
여기서 주의할 점은 셀 서식으로 소수점을 보이지 않게 설정하는 것과 ROUND 함수로 실제 값을 반올림하는 것은 다르다는 것입니다.
셀 서식은 화면에 표시되는 모양만 변경하지만, ROUND 함수는 계산에 사용되는 숫자 자체를 반올림합니다. 합계가 맞지 않는 문제가 발생했다면 표시된 숫자와 실제 저장된 숫자가 다른 것은 아닌지 확인해야 합니다.
절사하거나 올림해야 한다면 각각 ROUNDDOWN과 ROUNDUP 함수를 사용할 수 있습니다.
10. TEXT: 날짜와 숫자를 원하는 형식으로 표시하기
TEXT 함수는 날짜나 숫자를 원하는 문자 형식으로 변환합니다.
=TEXT(A2, “yyyy-mm”)
A2셀에 입력된 날짜를 ‘2026-08’과 같은 연월 형식으로 표시합니다.
=TEXT(B2, “#,##0”)
B2셀의 금액을 천 단위 구분기호가 포함된 문자로 표시합니다.
회계 실무에서는 다음과 같이 활용할 수 있습니다.
- 거래일자에서 연월 추출
- 월별 집계를 위한 기준값 생성
- 전표번호에 일정한 표시 형식 적용
- 보고서 문장에 금액 포함
- 사업연도 또는 귀속연월 표시
다만 TEXT 함수의 결과는 숫자가 아니라 문자입니다. 이후 합계나 날짜 계산에 사용해야 한다면 원본 숫자 또는 날짜 데이터를 그대로 유지하는 것이 좋습니다.
함수보다 먼저 확인해야 하는 데이터 구조
엑셀 함수를 정확하게 작성해도 원본 데이터의 구조가 잘못되어 있다면 올바른 결과를 얻기 어렵습니다.
함수를 사용하기 전에 다음 사항을 확인해야 합니다.
- 한 행에는 하나의 거래만 입력되어 있는가?
- 각 열에는 동일한 종류의 데이터가 입력되어 있는가?
- 날짜와 금액이 문자 형식으로 저장되어 있지는 않은가?
- 거래처명과 계정과목명이 일정하게 작성되어 있는가?
- 중간에 불필요한 합계 행이나 빈 행이 포함되어 있지 않은가?
- 원본 데이터에서 셀 병합을 사용하고 있지는 않은가?
예를 들어 같은 거래처를 ‘주식회사 블루모라’, ‘(주)블루모라’, ‘블루모라’처럼 다르게 입력하면 엑셀은 서로 다른 거래처로 인식할 수 있습니다.
회계자료를 효율적으로 집계하려면 함수 활용뿐 아니라 데이터의 입력 기준을 통일하는 작업도 중요합니다.
계산 결과를 반드시 검증해야 하는 이유
엑셀 함수는 입력된 조건에 따라 계산할 뿐, 회계처리가 올바른지 판단해 주지는 않습니다.
함수로 자료를 작성한 후에는 다음과 같은 방법으로 결과를 검증해야 합니다.
- 원본 데이터의 전체 합계와 비교합니다.
- ERP의 계정별 원장이나 잔액과 대조합니다.
- 일부 거래를 직접 계산해 수식 결과와 비교합니다.
- 전월 또는 전년 동기와 비교해 비정상적인 변동을 확인합니다.
- 수식이 일부 행에서 누락되지 않았는지 확인합니다.
- 집계 기간과 조건이 정확한지 다시 확인합니다.
예를 들어 SUMIFS로 부서별 비용을 집계했다면 각 부서의 합계가 전체 비용과 일치하는지 확인해야 합니다. 전체 합계와 차이가 발생한다면 부서명이 누락되었거나 입력 형식이 다른 데이터가 있을 수 있습니다.
마무리
회계담당자에게 필요한 엑셀 능력은 복잡한 함수를 많이 외우는 것이 아닙니다. 필요한 데이터를 정확하게 집계하고, 서로 다른 자료를 비교하며, 계산 결과를 검증하는 능력이 중요합니다.
처음에는 SUM, IF, SUMIFS, COUNTIF, XLOOKUP처럼 자주 사용하는 함수부터 익히는 것이 좋습니다. 이후 실제 업무에서 반복되는 자료를 하나씩 자동화하면 엑셀 활용 능력을 자연스럽게 높일 수 있습니다.
함수를 사용할 때는 계산 결과만 확인하지 말고 원본 데이터의 구조와 집계 기준도 함께 점검해야 합니다. 엑셀은 회계업무의 정확성과 효율성을 높여주는 도구이지만, 최종 결과를 검토하고 판단하는 역할은 회계담당자에게 있기 때문입니다.